Depuis quelques années, on remarque un engouement pour le Business Intelligence (BI) libre-service et plusieurs éditeurs de logiciels en font leur cheval de bataille. Mais qu’est-ce que le BI libre-service? Imhoff et White proposent cette définition (traduction libre):
Cette définition rejoint évidemment un des principaux objectifs avoués de cette tendance qui est d’éliminer les délais d’attente des utilisateurs face au département d’informatique. Pour plusieurs, le modèle d’affaire qui centralise tout le développement BI vers une équipe du département d’informatique n’est pas viable. En particulier, Boris Evelson souligne que les besoins BI changent si vite, qu’un département d’informatique ne peut fournir à la demande. Et l’effet semble exponentiel. Plus on livre des solutions BI, plus les demandes de changements se multiplient! Il en résulte une pile qui grandit plus vite qu’elle ne baisse. Les utilisateurs deviennent donc frustrés par la lenteur du département d’informatique et souhaitent plus d’autonomie. Cela rejoint les résultats d’une étude menée par Imhoff et White qui rapporte que pour 65% des organisations sondées, la très grande volatilité des besoins d’affaires motive les départements d’informatique à adopter un modèle de type libre-service.
Mais n’est pas autonome qui veut. Il y a plusieurs années, la convivialité des outils n’était pas au rendez-vous, il fallait un bagage technique important pour pouvoir se passer des bons services du département d’informatique. Mais aujourd’hui, les outils se sont grandement améliorés et des solutions intéressantes sont maintenant disponibles sur le marché. Avec une bonne couche sémantique, qui isole le modèle physique de données, les utilisateurs n’ont pas à être des experts SQL ou MDX pour produire leurs propres rapports. Ils peuvent simplement, par des actions glisser-déposer, produire des rapports d’analyses sophistiqués. Par contre, ces approches comportent des limites et certains utilisateurs en demanderont toujours plus : plus de droits, plus de flexibilité, plus de liberté. Et c’est là qu’il faut être vigilant.
Dans un article intitulé « Five steps to Self-Service Nirvana », Wayne Ekerson souligne plusieurs effets pervers du BI libre-service. Nous retenons ici trois aspects importants qu’il faut garder en tête lorsqu’on souhaite mettre en place du BI libre-service.
À chaque utilisateur son outil
Ce sujet a déjà été abordé dans un article précédent de ce blogue. Chaque catégorie d’utilisateurs a des besoins particuliers et c’est particulièrement vrai dans le contexte du BI libre-service. Le BI libre-service n’a pas la même connotation pour un analyste que pour un utilisateur opérationnel ou un utilisateur occasionnel. Pour l’analyste chevronné possédant une bonne connaissance des données, le BI libre-service signifie pouvoir créer ses propres rapports avec beaucoup de flexibilité et avoir accès au maximum de données. Pour l’utilisateur plus opérationnel, le BI libre-service signifie pouvoir naviguer de manière flexible dans de la donnée BI certifiée et officielle. Pour le cadre, le BI libre-service signifie être capable de choisir les indicateurs clés qu’il veut suivre, de pouvoir configurer son propre tableau de bord et de pouvoir mettre en place des alertes pertinentes. Plutôt que de chercher dans l’information à l’aide de langages de requêtes complexes comme SLQ et MDX, cette catégorie d’utilisateurs souhaite pouvoir faire des recherches avec un outil du style Google.
La nécessité d’un groupe de gouvernance BI
Un des enjeux du BI libre-service est d’éviter une certaine anarchie, un chaos dans l’interprétation de la donnée. Si on permet à tout-un-chacun d’interpréter la donnée comme bon lui semble, de produire ses propres rapports et de les publier, on va tout droit à la catastrophe. Des mécanismes de contrôle doivent être mis en place pour limiter la prolifération de rapports et surtout pour promouvoir, auprès d’une certaine communauté d’utilisateurs, l’utilisation de rapports normalisés et considérés comme officiels. Chaque nouveau rapport proposé par un analyste doit être approuvé par des autorités compétentes avant d’être publié. Dans un rapport détaillé sur le sujet, Wayne Eckerson propose de mettre en place un groupe de gouvernance BI chargé de prévenir ce chaos. Ce groupe n’a pas pour mission d’empêcher les utilisateurs de créer leurs propres rapports, mais plutôt de garder un contrôle sur une certaine interprétation standardiséede la donnée au sein de l’organisation.
Le rôle essentiel du département d’informatique
Comme l’indique David Stodder, le BI libre-service ne veut pas dire que les utilisateurs doivent être laissés à eux-mêmes. Le département d’informatique continue de jouer un rôle de premier plan. L’étude d’Imhoff et White rapporte d’ailleurs qu’en déplaçant une partie de la charge de travail de développement de rapports aux utilisateurs, on ne fait que donner plus de temps à l’équipe BI du département d’informatique pour pouvoir se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée comme : développer de nouvelles applications, ajouter de nouvelles données à l’entrepôt, améliorer la qualité des données et incorporer de nouvelles technologies pour améliorer la performance. Il est aussi important que le département d’informatique ne se déresponsabilise pas de la compréhension des besoins fonctionnels. Son rôle ne se confine pas à s’occuper de la plomberie du BI : il doit investir des efforts pour bien comprendre les besoins fonctionnels des unités d’affaires qu’il dessert. Eckerson propose de créer un réseau de super-utilisateurs où chaque unité fonctionnelle aurait son propre super-utilisateur, bien connecté avec le département d’informatique, et bien au fait des besoins fonctionnels de ses collègues de l’unité.
En conclusion, il ne faut pas voir le BI libre-service comme un changement de garde. Il s’agit simplement de bien partager certaines responsabilités entre les spécialistes techniques et les utilisateurs. Le BI libre-service, s’il est mis en place correctement, favorisera une prise de décision beaucoup plus agile en permettant à l’organisation de s’adapter plus rapidement aux besoins d’affaires de plus en plus volatils.
Business Intelligence Trends 
Excellent article qui repositionne bien les différents rôles pour le BI, se situant entre la prise en charge traditionnelle totale par une équipe informatique et par le laisser-aller complet du BI au niveau des utilisateurs. Les deux groupes devront apprendre à se faire confiance. La qualité de l’information qui sort du BI est cruciale soit pour prendre les bonnes décisions, soit pour la bonne image exacte d’un organisme,
Effectivement, les rôles sont différents et les utilisateurs des outils “libre-service” n’ont ni la vocation, ni le désir, de s’assurer de la qualité des données ou de définir les règles d’affaire des KPI. C’est le rôle des équipes TI de rassembler les informations et de produire des données fiables.
Par contre, comme vous l’avez bien noté, il y a différentes catégories d’utilisateur et différentes manières de travailler. C’est là que le “libre-service” peut apporter une plus value en s’adaptant aux personnes et aux technologies. Et ce dernier point est, me semble t’il, en passe de devenir central. Avec la démocratisation des plateformes (portables, tablettes, téléphones intelligents), nos clients veulent pouvoir travailler comme ils veulent, où ils veulent, quand ils veulent. La technologie le permet, à nous de leur offrir.
Les équipes jouent effectivement une part importante et inéluctable pour assurer la qualité des données (structure de données, métadonnées efficaces, contrôle de la bonne définition des données). Les utilisateurs ont cependant un rôle à jouer étant donné qu’ils possèdent la plupart du temps de meilleures connaissances métier ou du domaine d’affaires qui appuient et assurent de bien définir les données informationnelles.
Les intervenants TI et les utilisateurs n’auront souvent pas le choix de travailler en tandem à la qualité des données recherchées.
Les équipes mentionnées sont celles TI, bien entendu…
Un article qui positionne bien les types d’utilisateurs et les TI. Je suis dans le domaine du Bi depuis plusieurs années. Le Bi libre service oui, mais avec un bonne architecture de l’entrepôt de données et surtout la clarification des rôles et responsabilités entre les intervenants, sinon le gain (ROI) est plus faible au niveau de l’organisation en matière de données (information).
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